해야할 일에 집중해서 일 처리하는 법

이 글의 목표

현재 내가 일처리는 하는 방식에 대한 회고 및 정리

개선점 파악

What to expect from this article

현재 Task를 Planning하고 Manage하는 방법과 사용 툴

사용하는 툴

offlight

Rize

가끔 가장 이상적인 생산성의 workflow는 무엇일까? 고민한다

이번 글에서는 내가 생각하는 가장 이상적인 생산성 workflow를 적어봄과 동시에 현재 내가 테스크를 생성하고 해내는 방법에 대해서 적어보려고 한다.

업무를 하기 위해서는 Planning, Doing, Evaluating, Improving 이 네가지 과정을 반복해야해야한다고 생각하는데 각 단계 마다 그 역할이 있고 각 단계마다 집중해야하는 요소가 있다.

이 글에서는 현재 내가 하고 있는 방법들을 위의 4단계에 맞춰서

파란색은 아직은 안되는데 이상적으로 되었으면 하는 것들임 (툴들을 만드는 분들께 열심히 만들어달라고 요청하는 중...)

Planning

일단 하루하루 가장 중요하고 임팩트 있는 Task를 달성해내는게 제일 중요

가장 중요하고 임팩트 있는 Task가 무엇인지 파악하는게 선행되어야함

먼저 달성해야할 목표를 설정하고 그 목표를 이루는데 해야할 task들을 리스팅해야함

그러면 현재 해야할 Task 리스팅이 이루어져야함

이런 Task들은 이메일, 슬랙, 카카오톡, 문자 등의 채널들을 통해서 들어옴

(offlight) 이런 이메일, 슬랙, 카카오톡, 문자 등에서 해야할 task들을 offlight unplanned task로 보내놓음 → 해야할 일을 까먹는 것에서 오는 불안감을 해소해줌 (prevent task dropping)

unplanned task들을 zero inboxing 하면서 각 task들에 아래 항목들을 손질함 (요리에서 마치 재료들 손질하듯이 할 일도 손질이 필요함)

소요시간: 얼마나 걸리는지

오래걸리는 task들 (= 하루안에 끝내지 못 하는 일들은) 소분해서 subtask로 만들어놓는게 필요

중요도: 얼마나 중요한지

데드라인: 언제까지 해야하는지

실행타임: 언제할건지

Tools: 업무하는데 필요한 툴들 (Slack, Notion 등)

Unplanned는 backlog 처럼 해야할 일 리스트임

Focus는 실제 오늘 Focus해야할 일 리스트임

Calendar에는 6번에서 손질한 task 들을 배정해놓는 곳임

업무를 마치기 전에 Unplanned된

실제 업무를 해야하는 시간이 왔음

Rize에서 Focus 모드와 방해금지 모드를 실행

Opal을 통해 모바일에서도 Focus Session 세팅을 해서 딴짓못하게 lock을 걸어버림

Offlight도 Focus 모드가 있으나 아직 툴 트랙킹이 안되서 Rize를 사용함

Rize의 Productivity Coach가 내가 업무랑 연관성 없는 프로그램(예: 카카오톡...)을 사용하는 것 같으면 방해받고 있는지 물어봐줌

루틴

아침에 일어나서 offlight 들에 쌓여있는 일들을 분리하는 작업을 함

쌓여있는 일들에는 이메일, 슬랙, 내가 등록했던 일들이 있음