3-2.실습: 업무 자동화 - Apps Script
실습 예제 #1: 예약 관리 자동화 (Google Forms → Google Calendar + 이메일)
🎯 실습 배경
작은 비즈니스나 개인 프로젝트에서 고객 예약을 효율적으로 관리하려면, 매번 직접 캘린더에 입력하고 확인 메일을 보내는 일이 번거롭습니다.
이번 실습에서는 Google Apps Script를 활용해, 다음과 같은 자동화를 직접 만들어보겠습니다.
•
고객은 Google Forms를 통해 예약 신청
•
예약 신청 내용은 Google Sheets에 자동 저장
•
예약이 접수되면 Google Calendar 일정 자동 등록
•
동시에 신청자에게 예약 확인 이메일(Google Gmail) 발송
즉, 한 번의 제출로 예약 관리 전 과정을 자동화하는 실습
📝 단계별 요구사항
1. Google Forms 만들기
•
아래 항목을 포함한 Google Forms를 하나 생성하세요:
•
각 질문에는 간단한 설명을 달아, 누구나 쉽게 입력할 수 있도록 합니다.
2. Google Sheets 연결
•
Forms 응답은 자동으로 연결된 Google Sheets에 저장됩니다.
•
응답 시트에는 예시 데이터가 포함되어 있어, 어떤 형태로 데이터가 쌓이는지 확인할 수 있습니다.
3. Google Calendar 이벤트 생성
•
폼 제출 시 응답 데이터를 읽어, 내 Google Calendar에 일정이 자동으로 추가됩니다.
•
기본 일정 시간은 예약 희망 날짜 기준 1시간으로 설정합니다.
4. 이메일 발송 (HTML 형식)
•
예약이 등록되면, 신청자의 이메일로 예약 확인 메일을 보냅니다.
•
이메일 본문은 HTML 형식으로 작성해, 예약 정보 요약(이름, 날짜 등)을 포함합니다.
•
추가로 캘린더 초대 버튼 모양을 삽입해, 시각적으로 더 보기 좋게 만듭니다.
◦
(교육용이므로 실제 버튼 클릭은 작동하지 않아도 됩니다.)
5. 전체 자동화 실행
•
Google Apps Script에서 코드를 작성해, 폼 제출 이벤트(trigger)가 발생할 때 자동으로
◦
구글 시트에 예약 신청 내용 입력
◦
캘린더 일정 추가
◦
이메일 발송
=⇒ 이 세 가지가 실행되도록 합니다.
•
쉽게 이해할 수 있도록, 코드에는 단계별 주석을 충분히 작성합니다.
📌 최종 목표
•
이 실습을 통해 "Apps Script로 업무 자동화"이 기본적 개념 학습
1. 프롬프트
# 실습 예제: 예약 자동화 시스템 (Google Forms → Google Sheets → Google Calendar + 이메일)
## 🎯 시나리오
나는 작은 비즈니스를 운영하고 있으며, 고객 예약을 매번 수기로 관리하기가 번거롭다.
이를 해결하기 위해, 고객이 Google Forms를 통해 예약을 신청하면 다음과 같은 자동화가 이루어지도록 만들고 싶다:
- Google Forms에 입력된 응답이 Google Sheets에 저장되고,
- 응답을 기반으로 Google Calendar에 예약 일정이 자동 등록되며,
- 동시에 고객에게 예약 확인 이메일이 발송되는 시스템.
이 과정을 통해 **Forms, Sheets, Calendar, Gmail**을 연계한 업무 자동화를 이루고자 한다.
---
## 📝 단계별 요구사항 (초보자용 안내 포함)
1. **Google Forms 생성**
- 응답 항목은 다음 세 가지를 포함해야 한다:
* 고객 이름 (예: 홍길동)
* 고객 이메일 (예: test@example.com)
* 예약 희망 날짜 (예: YYYY-MM-DD 형식)
- 각 질문에는 간단한 설명을 추가하여, 처음 사용하는 사람도 쉽게 이해할 수 있도록 한다.
2. **Google Sheets 연결**
- 위 Form의 응답을 저장할 Google Sheets를 자동 생성한다.
- 예시 응답(샘플 데이터)을 추가하여 실제로 데이터가 어떻게 기록되는지 보여준다.
3. **Google Calendar 일정 생성**
- 응답이 제출되면, 예약 희망 날짜를 기준으로 기본 1시간짜리 일정을 내 캘린더에 자동 등록한다.
- 일정 제목에는 신청자 이름을 포함시킨다.
4. **예약 확인 이메일 발송**
- 신청자의 이메일 주소로 확인 메일을 자동 발송한다.
- 메일 본문은 HTML 형식으로 작성하고, 예약 정보 요약(이름, 예약일 등)을 포함한다.
- 추가로 “캘린더에서 확인하기” 버튼을 넣어, 시각적으로 깔끔한 이메일을 만든다.
- (교육 목적이므로 버튼은 실제로 동작하지 않아도 된다.)
5. **전체 자동화 구현**
- 위의 모든 과정을 **한 번의 실행으로 세팅**할 수 있도록 구성한다.
- 코드는 초보자도 이해할 수 있도록 **충분한 설명 주석**을 포함해야 한다.
- 처음 실행 시 필요한 권한 승인 절차도 안내한다.
---
## ✅ 요청
위 요구사항을 모두 충족하는, **실행 즉시 오류 없이 작동하는 Google Apps Script 코드**를 작성해줘.
코드는 단계별 설명과 함께 제공하여, 프로그래밍 경험이 적은 사람도 따라할 수 있도록 해줘.
2. 앱스 스크립트 생성
•
크롬 URL > 'script.new'
•
제목 입력하기 : 각자 맘에 드는 것으로
•
위 페이지의 function 부분 기본 입력되어 있는 code 모두 삭제
•
위 1번에서 생성된 코드를 붙여넣기.
•
저장 > 실행
•
아래와 같이 계속해서 권한 허용
•
내가 사용할 구글 계정 선택
•
'고급' 선택
•
'제목 없는 프로젝트로 이동' 선택
•
'계속' 선택
•
'모두 선택'
•
맨 밑에 '계속' 선택
3. 오류 대응
•
'실행 로그'에 오류 발생하는 경우, 해당 내용을 스크린 캡쳐 (Shift+Win+S)
•
ChatGPT에 그대로 붙여넣고 엔터
•
ChatGPT와 대화식으로 문제를 해결해가기(입코드 디버깅)
◦
ChatGPT에게 모르는 부분을 물어가면서 디버깅
◦
프로그래머/개발자만 이해할 수 있는 내용이라면, '난 개발자가 아니니 쉽게 설명해줘' 명령
◦
ChatGPT가 코드 부분 수정안만을 주면, '코드 전문을 만들어줘' 명령
•
ChatGPT의 수정안으로 위 2번 과정 반복
4. 테스트 해보기
•
아래 메시지가 뜨면 에러 없이 잘 실행된 상황
아래는 라이언이 만든 소스 코드
•
Google Forms에 입력된 응답이 Google Sheets에 저장되고,
•
응답을 바탕으로 Google Calendar에 1시간짜리 예약 일정이 자동 등록되며,
•
해당 일정에 고객 이메일로 구글 초대 메일이 자동 발송되고,
•
동시에 브랜드 스타일의 HTML 확인 메일도 별도로 발송된다.
◦
Form URL : 바로가기
/**
* 예약 자동화 시스템 (외부 고객용)
* - Google Form (이름, 이메일, 날짜)
* - Google Sheet 연결
* - Form 제출 → 캘린더 일정 생성(1시간) + 확인 이메일 발송
* - 이메일 형식은 onFormSubmit에서 정규식으로 검증
* - 샘플 응답 1건 자동 제출
*/
/** ====== 사용자 설정 ====== */
const DEFAULT_START_HOUR = 10; // 예약 기본 시작 시각 (24h 기준, 오전 10시)
const DEFAULT_DURATION_HOURS = 1; // 예약 기본 지속 시간 (시간)
/** ====== 질문 제목 ====== */
const FORM_TITLE = '고객 예약 신청';
const FORM_DESCRIPTION = '아래 항목을 작성해 예약을 신청해 주세요.\n모든 예약은 오전 10시 시작, 1시간 일정으로 등록됩니다.';
const NAME_TITLE = '고객 이름 (예: 홍길동)';
const EMAIL_TITLE = '고객 이메일 (예: test@example.com)';
const DATE_TITLE = '예약 희망 날짜 (YYYY-MM-DD)';
/** ====== 내부 관리용 속성 키 ====== */
const PROP_KEYS = {
FORM_ID: 'RESV_FORM_ID',
SHEET_ID: 'RESV_SHEET_ID',
TRIGGER_ID: 'RESV_FORM_TRIGGER_ID'
};
/**
* 메인 세팅 함수 (한 번 실행)
*/
function setupReservationAutomation() {
const { form, sheet, isNew } = ensureFormAndSheet_();
ensureFormSubmitTrigger_(form);
submitSampleResponse_(form);
Logger.log('=== 예약 자동화 세팅 완료 ===');
Logger.log('폼 링크: ' + form.getPublishedUrl());
Logger.log('응답 스프레드시트: https://docs.google.com/spreadsheets/d/' + sheet.getId());
Logger.log('상태: ' + (isNew ? '신규 생성' : '기존 재사용'));
}
/**
* 폼 & 시트 준비
*/
function ensureFormAndSheet_() {
const props = PropertiesService.getScriptProperties();
let formId = props.getProperty(PROP_KEYS.FORM_ID);
let sheetId = props.getProperty(PROP_KEYS.SHEET_ID);
let form, sheet, isNew = false;
if (formId && sheetId) {
form = FormApp.openById(formId);
sheet = SpreadsheetApp.openById(sheetId);
form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, sheetId);
} else {
isNew = true;
sheet = SpreadsheetApp.create('Reservation_Responses');
form = FormApp.create(FORM_TITLE)
.setDescription(FORM_DESCRIPTION)
.setAllowResponseEdits(false);
// 이름
form.addTextItem().setTitle(NAME_TITLE).setRequired(true);
// 이메일
form.addTextItem()
.setTitle(EMAIL_TITLE)
.setHelpText('예약 확인 메일이 발송됩니다. 정확히 입력해 주세요.')
.setRequired(true);
// 날짜
form.addDateItem()
.setTitle(DATE_TITLE)
.setHelpText('YYYY-MM-DD 형식으로 날짜 선택')
.setRequired(true);
// 예약 시간 선택 (11:00 ~ 20:00)
const timeItem = form.addListItem()
.setTitle('예약 희망 시간 (1시간 단위)')
.setHelpText('11:00 ~ 20:00 중 원하는 시간을 선택해 주세요.')
.setRequired(true);
// 11:00 ~ 20:00 까지 시간 옵션 추가
const timeOptions = [];
for (let hour = 11; hour <= 20; hour++) {
timeOptions.push(`${hour}:00`);
}
timeItem.setChoiceValues(timeOptions);
form.setDestination(FormApp.DestinationType.SPREADSHEET, sheet.getId());
props.setProperty(PROP_KEYS.FORM_ID, form.getId());
props.setProperty(PROP_KEYS.SHEET_ID, sheet.getId());
}
return { form, sheet, isNew };
}
/**
* 트리거 보장
*/
function ensureFormSubmitTrigger_(form) {
const triggers = ScriptApp.getProjectTriggers();
const exists = triggers.some(t =>
t.getHandlerFunction() === 'onFormSubmit' &&
t.getTriggerSourceId() === form.getId()
);
if (!exists) {
ScriptApp.newTrigger('onFormSubmit')
.forForm(form)
.onFormSubmit()
.create();
}
}
/**
* 이메일 형식 검증 함수
*/
function isValidEmail_(email) {
return /^[^\s@]+@[^\s@]+\.[^\s@]+$/.test(email);
}
/**
* Form 제출 시 처리
*/
function onFormSubmit(e) {
try {
const parsed = parseResponse_(e);
if (!parsed) throw new Error('응답 파싱 실패');
const { name, email, date, timeStr } = parsed;
if (!isValidEmail_(email)) {
Logger.log(`❌ 잘못된 이메일 형식: ${email}`);
return;
}
const { event, start, end } = createCalendarEvent_(name, date, timeStr, email);
sendBrandedEmail_(name, email, start, end);
Logger.log(`예약 처리 완료: ${name}, ${email}, ${timeStr}`);
} catch (err) {
Logger.log('[onFormSubmit ERROR] ' + err.message);
}
}
function sendBrandedEmail_(name, email, start, end) {
const subject = `[예약 확인] ${name}님, 예약이 완료되었습니다!`;
const plain =
`${name}님, 안녕하세요!\n\n` +
`예약이 정상적으로 접수되었습니다.\n` +
`- 예약일시: ${formatDateTime_(start)} ~ ${formatDateTime_(end)}\n\n` +
`추가 문의가 있으시면 언제든 연락 주세요.\n\n감사합니다.`;
const html =
`
<div style="font-family:Arial,sans-serif; max-width:600px; margin:auto; padding:20px; border:1px solid #eee; border-radius:10px;">
<h2 style="color:#1a73e8;">예약 확인 안내</h2>
<p><b>${name}</b>님, 예약이 정상적으로 접수되었습니다 🎉</p>
<table style="border-collapse:collapse; margin:20px 0; width:100%;">
<tr>
<td style="padding:10px; border:1px solid #ddd; background:#f9f9f9; width:30%;">예약자</td>
<td style="padding:10px; border:1px solid #ddd;">${name}</td>
</tr>
<tr>
<td style="padding:10px; border:1px solid #ddd; background:#f9f9f9;">예약일시</td>
<td style="padding:10px; border:1px solid #ddd;">${formatDateTime_(start)} ~ ${formatDateTime_(end)}</td>
</tr>
</table>
<p style="margin:20px 0;">
<a href="https://calendar.google.com" target="_blank"
style="display:inline-block; padding:12px 18px; background:#1a73e8; color:#fff; text-decoration:none; border-radius:6px; font-weight:bold;">
캘린더에서 확인하기
</a>
</p>
<p style="color:#666; font-size:12px;">본 메일은 ${new Date().getFullYear()}년 브랜드 예약 시스템에서 발송되었습니다.</p>
</div>
`;
MailApp.sendEmail({
to: email,
subject: subject,
body: plain,
htmlBody: html
});
}
/**
* 응답 파싱
*/
function parseResponse_(e) {
const itemResponses = e && e.response ? e.response.getItemResponses() : [];
let name, email, dateObj, timeStr;
itemResponses.forEach(ir => {
const title = ir.getItem().getTitle();
const resp = ir.getResponse();
if (title === '고객 이름 (예: 홍길동)') {
name = String(resp).trim();
} else if (title === '고객 이메일 (예: test@example.com)') {
email = String(resp).trim();
} else if (title.startsWith('예약 희망 날짜')) {
dateObj = resp instanceof Date ? resp : new Date(resp);
} else if (title.startsWith('예약 희망 시간')) {
timeStr = String(resp).trim(); // 예: "13:00"
}
});
if (!name || !email || !dateObj || !timeStr) return null;
return { name, email, date: dateObj, timeStr };
}
/**
* 캘린더 일정 생성
*/
function createCalendarEvent_(name, dateObj, timeStr, email) {
// timeStr = "13:00" 형태
const [hour, minute] = timeStr.split(':').map(Number);
const start = new Date(dateObj.getFullYear(), dateObj.getMonth(), dateObj.getDate(), hour, minute, 0);
const end = new Date(start.getTime() + 60 * 60 * 1000); // 1시간 고정
const cal = CalendarApp.getDefaultCalendar();
const event = cal.createEvent(`예약 - ${name}`, start, end, {
description: `신청자: ${name}\n예약일시: ${formatDateTime_(start)} ~ ${formatDateTime_(end)}`
});
// 고객을 게스트로 추가 (구글 초대 메일 자동 발송)
event.addGuest(email);
return { event, start, end };
}
/**
* 샘플 응답 제출
*/
function submitSampleResponse_(form) {
const sampleName = '데모 사용자';
const myEmail = Session.getActiveUser().getEmail() || 'demo@example.com';
const sampleDate = new Date();
const sampleTime = "11:00"; // ✅ 샘플 시간 값 추가
const items = form.getItems();
const itemMap = {};
items.forEach(it => (itemMap[it.getTitle()] = it));
const resp = form.createResponse();
resp.withItemResponse(itemMap[NAME_TITLE].asTextItem().createResponse(sampleName));
resp.withItemResponse(itemMap[EMAIL_TITLE].asTextItem().createResponse(myEmail));
resp.withItemResponse(itemMap[DATE_TITLE].asDateItem().createResponse(sampleDate));
// ✅ 시간 질문 응답 추가
resp.withItemResponse(itemMap['예약 희망 시간 (1시간 단위)'].asListItem().createResponse(sampleTime));
resp.submit();
Logger.log('샘플 응답 제출 완료 (이메일: ' + myEmail + ', 시간: ' + sampleTime + ')');
}
/** ====== 유틸 ====== */
function pad2_(n) { return (n < 10 ? '0' : '') + n; }
function formatDateTime_(d) {
return `${d.getFullYear()}-${pad2_(d.getMonth() + 1)}-${pad2_(d.getDate())} ${pad2_(d.getHours())}:${pad2_(d.getMinutes())}`;
}
Contact : azureguy@empal.com / azureguy@cau.ac.kr