일과 업무를 수행하는데 있어 시간관리는 매우 중요합니다. 시간이 어떤 일에 어떻게 배정하고 사용하는가에 따라 성과도 일의 품질도 모두 달라지기 때문이죠. 일의 효율적인 수행을 위해 “우선순위”를 부여한다고 생각하지만, 사실은 희소자원인 “시간”을 어떤 일에 우선하여 사용할지를 정하는 것으로 생각할 수 있습니다. 이번에 소개할 책은 “일, 시간, 성과”으로, 삼성경제연구소의 연구원분들이 저술한 책입니다. 일을 잘하기 위한 시간 관리법과 이를 위한 습관에 대한 주제를 담고 있습니다. 개인적으로 책을 읽어보면서 일과 시간관리에 대해서 많은 부분들을 새롭게 이해하고, 생각하게 되었는데요. 책의 특징을 몇가지로 요약해보면 다음과 같습니다. 일과 시간관리에 관련된 다양한 이론적 배경을 충실하게 조사하여 설명하고 있다는 점입니다 실제로 사람들의 습관이나 행동의 다양한 사례들과 그러한 원인과 이유에 대해서 폭넓게 알 수 있어서 유익했습니다. 기업이나 기업, 회사 내에서 실제 일을 하는 직원들 입장에서도 참고하면 많은 도움이 될 부분들도 많지만, 특히 관리자 입장에서 직원들의 업무 생산성과 효율을 높이는데 어떻게 생각하고 행동해야하는지에 대한 리더십 관점의 내용들을 따로 담고 있어서 팀이나 부서 내 생산성에 고민이 많은 관리자들에게도 좋은 가이드를 제공하고 있습니다. 실제 활용 가능한 수준의 방법들이 다수 포함되어 있습니다. 이론적이고 실제 활용이 어려운 내용들을 담고 있는 책들과는 달리 실천 가능한 내용들이 많아 바로 일이나 업무에 적용해 볼 수 있어서 유용합니다. 이 책이 기존 시간관리에 대한 책들과 다른 점은 기업(직장) 내 직원들의 근무시간의 축소, 업무 환경의 변화(비대면등), 성과측정 방식의 다변화등으로 인한 상황속에서 팀과 부서의 업무 성과를 높이고, 직원 개개인의 생산성을 향상시킬 방법에 대해서 일과 시간, 성과 측면에서 여러가지 방안들을 제시하고 있습니다. 일의 생산성을 높이기 위한 시간관리 관점에서 가장 폭넓게 활용되고 있는 “스티브 코비” 박사의 “시간매트릭스” 방식이 유용하지만, 이는 일의 실행에 대한 권한의 주도권이 개인에게 있는 환경에서 좀더 적합하다는 점에서 기업환경에서는 적용하기에 한계가 있다는 점에 착안하여 “일의 가치 - 시간제한”이라는 기업환경에 맞은 일의 성과 향상을 위한 프레임워크를 제안하고 있습니다. 위의 오른쪽 그림에서 알 수 있듯이, 기업환경에서는 기업(직장)에서 개인(직원)에게 일이 주어지고, 개인은 그러한 일을 자신의 생각과 신념으로 취사 선택하여 일을 처리하기 어렵다는 환경을 고려할 때, “일 자체의 가치” - 일을 받는 입장에서 체감되는 가치 - 와 “일의 시간 속성” - 마감시간의 유무 - 의 2가지 기준에서 일을 구분하여 총 4가지로 나누어 분류하고 있습니다. 분류된 업무들을 간략히 살펴보면 다음과 같습니다. 본질적 업무 (70%) - 일의 가치가 높고, 시간 제약이 존재하는 업무입니다. 기업이나 회사, 기관내에서 본인이 담당해야할 업무. 기업(직장)이 개인(직원)에게 성과를 기대하는 일로, 그 일을 잘해내지 못하면 기업 내에서 더이상 생존은 어렵게되는 가장 필수적인 일입니다. 미래 준비성 업무(15%) - 일이 가치가 높고, 시간 제약이 없는 업무입니다. 당장이 아닌 미래에 담당할 일들을 준비하기 위해 수반되는 업무. 직급이 높아질 것 같다면, 리더쉽이나 커뮤니케이션, 외국어 역량을 높여야하고, 담당업무의 전문성을 위해서 필요한 공부나 연수, 후배들의 성장을 높는 일이 이에 해당됩니다. 단발성 업무 (10%) - 일의 가치는 낮고 시간 제약도 있지만, 기업 내 일이 수행되기 위해서 필요한 단발적인 업무들입니다. 예를 들어, 회의, 협업등이 이에 해당됩니다. 보조적 업무 (5%) - 일의 가치도 낮고 시간 제약도 없는 일입니다. 해야하지만, 당장해야하는 일은 아니고 내일 보다는 외부에서 부탁을 받거나 지원차원에서 해야하는 일입니다. 예를들어, 문서를 타 부서에 전달하거나 다른 팀과의 업무 일정과 미팅을 조율하거나 자료등을 취합하는 일들입니다. 분류한 업무들 중에서 성과를 높이기 위해 어떤 업무에 가장 많은 시간을 투자하면 좋을까요 ? 위에 나열된 순서대로 시간투자가 필요합니다. 업무명 옆의 괄호 안에 그 비율이 표시되어 있는데요. 성과를 내기 위해서 회사 업무 시간의 70%를 본질적 업무에 투자하고, 다른 3가지 업무에 남은 30%를 투자하라고 제안합니다. 성과를 내어야할 플레이그라운드인 본질적 업무가 아닌, 단발성이나 보조적 업무와 같이 투자가 크지 않을 업무에 더 많은 시간과 노력을 쓰고 있다면 일의 성과가 낮은 일은 명확합니다. 그러나, 누구나 자신의 일에 더 많은 시간을 쓰고 싶지만, 그렇지 못한 것이 현실인데요. 책에서는 이러한 문제들 해결을 방법들을 다양하게 제안 - 목표 설정, 계획수립, 덩어리시간(집중할 수 있는 일정길이의 시간, 90-120분이 적절), 몰입(성과를 높이기 위한 시간 제약법), 업무 그룹핑과 쪼개기, 에너지 관리하기 (휴식과 쉼의 전략) - 하고 있습니다. 특히, 관리자입장에서 어떤 점들을 고려해야하는지를 별도로 요약/정리하고 있어 기업내 관리자들에게 유용한 팁들을 알려주고 있어서 해당 문제들을 고민하거나 해법을 찾는 분들에게 매우 도움이 될 것 같네요. 책을 읽으면서, 본질적 업무에 대해 다시금 생각해볼 수 있는 시간이 되어 유익했습니다. 남에게 도움되거나 되었다는 마음속 뿌듯함이나 성실함으로 인해 단발성이나 보조업무에 더 많은 시간을 들인 것은 아닌지, 미래준비를 위한 업무나 일들을 미루거나 소훌하지는 않았는지 여러가지 생각들을 새롭게 되돌아볼 수 있었네요. 시간을 투자할 일에 배분이 어려우시다면, 이 책은 그러한 결정에 큰 도움이 될 것으로 생각되네요.

“루틴(routine)”이라는 단어를 일상에서 종종 접하게 되는데요. 스포츠심리학에 사용되는 용어로, 활동과 관련하여 많이 사용되고 있습니다. 공부, 운동, 다이어트, 일등과 관련하여 반복적으로 실행가능한 활동들의 순서와 방법을 의미하는데요. 습관형성을 위해서도 요즘 다양하게 소개되고 있습니다. 이번에 소개할 책은 “목표 실현을 위해 습관을 바꾸기 위한 루틴”을 제시하고 있는 “끝까지 해내는 사람들의 1일 1분 루틴”입니다. “하루에 1분”이라는 너무 짧은 시간활동에 대해서 그 시간만으로도 습관이 바뀔 수 있을까라는 의문이 들지만, 10년동안 1만 2천명의 습관을 바꾼 방법이라고 하니 관심이 가더군요. 저자인 “오히라 노부타카”는 뇌과학과 아들러 심리학에 기초를 둔 사람의 “행동을 변화시키는 방법”을 개발하여 운동선수를 비롯하여 기업인과 다수의 사람들의 행동을 바꾼 자신만의 방법을 책에서 제시하고 있습니다. 습관을 들이기 위해서는 ‘끈기’가 필요한데요. 100명이 도전하면 최종적으로 습관을 갖게 되는 사람의 비율이 4%밖에 되지 않는다는 책의 이야기는 습관을 만들고 싶다는 단순한 니즈만으로는 습관이 쉽게 만들어지지 않는다는 것을 알 수 있습니다. 습관을 만드는 일이 이렇게 어려운데, 왜 사람들은 습관을 만들려고 할까요? 삶과 일에서 뭔가 변화가 필요한 순간, 미래의 변화된 모습을 한번쯤 생각해보고, 그 모습으로 한발 더 다가서기 위해서 행동을 계획하고 반복하기를 원하기 때문이죠. 저자는 이러한 상황을 “맛보고 싶다!(그러한 모습으로 변화된 자신을 만나보고 싶다==습관화한 미래의 자신을 미리 체험)”라고 이야기하고 있습니다. 이때 감정이 생겨나게 되는데요. 미래 “목표”로 향하는 감정을 일종의 트리거(trigger)로 사용해서 행동으로 이어지거나 지속하도록 하는 것이 중요하다고 강조하고 있습니다. 그런데, 미래 상상을 통한 감정의 동인을 활용하는 것만으로는 습관을 만들기는 어렵습니다. 앞서 언급했듯이, 습관에는 끈기라는 지속가능한 실행이 수반되어야하기 때문이죠. 그래서, 습관으로 만들고 싶은 간절한 혹은 아주 중요한 것(저자는 책에서 “키해빗(key habit)”이라고 지칭)이 그 대상이 되어야할 때, 끈기 있기 미래의 모습을 보면서 현재로부터 미래로 습관을 형성하는 활동을 지속해 나갈 수 있습니다. 책에서는 습관형성을 위해 조금은 단순하고 간편한 1일 1루틴이라는 노트법이라는 방법을 제시하고 있습니다. 저자는 “미래 앵커링(future anchoring)”이라는 아들러 심리학을 기초로한 셀프코칭 방법을 노트법과 연계하여 단순 의지가 아닌 현실적인 실행 방법 제시를 통해 습관 형성을 가능하게 만드는 단계와 과정을 설명하고 있습니다. 총 3단계로 실행되며, 이를 위해서 “습관화 노트”와 “작심삼일 시트”를 활용합니다(책의 부록편에 시트 템플릿이 들어있습니다). 3 단계를 반복하면, 지금까지 지속할 수 없었던 일을 쉽게할 수 있다고 저자는 설명하고 있습니다. 책을 읽으면서 어떻게 작성해야하나 생각이 들었는데요. 다행이 예시들이 몇가지 책에서 소개되어 있어서 작성 방법을 알게되었네요. 예를 들어, “건강을 관리하고 싶어서 운동을 해야겠다”는 생각이 든다면 아래의 과정으로 시트를 작성하고 관리합니다. 위의 과정을 반복하다보면 점차 액션들의 수행시간을 늘리면 좋겠다는 생각들이 들게 되는데요. 그때가 되면, 10초액션을 5분액션, 10분액션등으로 바꾸어가면서 실행의 강도를 높여가면 습관화 시트의 목표에 점점 다가설 수 있게 된다고 합니다. 습관형성이 어려운 큰 이유중의 하나가 분명 시간도 크게 걸리지 않는데 여러가지 핑계로 인해서 하지 않는 것이 원인인데요. 바로 실행가능한 10초 액션들의 반복을 통해 어느정도 익숙해지면, 습관형성의 목표에 조금씩 다가간다는 느낌도 들것 같아서 상당히 현실적이면서 실행 가능한 방법인 것 같습니다. 저도 요즘 몇가지 건강관리나 일하는 방식의 변활르 위해 새로운 습관의 필요성을 느끼고 있는데요. 이 책을 통해 배운 방법들을 일부 적용해보면서 도전해 볼 생각입니다. 습관 형성에 어려움을 갖고 계신 분들이라면 이 책을 통해 빠르고 쉬운 시작의 방법들을 찾아보실 수 있을 것으로 기대해 보네요.

하루에도 수많은 일들을 해내면서 여전히 시간 부족이 시달리고 있으신가요 ? 이러한 고민을 현재 하고 있으시다면, 해야할 일에 더 많은 시간을 만들고 집중할 수 있는 방법들을 알려주고 있는 제이크 냅의 “메이크 타임”이 도움이 되지 않을까 생각되네요. “제이크 냅”은 5일동안 빠르게 문제를 해결하는 방식인 “Sprint(스프린트)”를 고안한 분이네요. 이번 책에서는 효율적으로 일에 집중하고 시간을 사용할 수 있는 4단계 방식인 방법을 제시하고 있습니다. 책을 읽어보면서, 방법이 단순하고 실천이 용이하다는 점에서 시간관리에 어려움을 겪는 분들에게 도움이 될 것같아서 이번 북리뷰에서 소개하고자 합니다. 책에서 사람들이 일과 일상에서 개인의 시간을 빼앗는 2가지 힘(요인) - 비지 밴드왜건(Busy Bandwagon), 인피니티 풀(Infinity Pools)- 에 대해서 설명하고 있는데요. 매우 공감도 가고 실제 그 2가지 요인을 줄이는 것만으로도 많은 시간을 만들 수 있다는 생각이 들었습니다. “비즈 밴드왜건”은 주변사람들이 바쁘니 나도 바쁘게 지내는 현상을 말하며, “인피니티 풀”은 소셜네트워크서비스나 뉴스, 미디어등 매순간 새로운 정보들을 제공하는 어플리케이션이나 앱, 서비스등을 말합니다. 생각해보면, 남들 바쁘다고 나도 바쁘게 살고 일해야한다는 생각에 자신의 시간과 일정을 빈틈없이 일들로 채우면서 빠르고 엄청난 속도로 일들을 처리하는 것에 만족을 느끼지만, 여전히 무언가를 제대로 해냈다는 생각은 크게 들지 않았던 경험이 있지 않으신가요 ? 할일들은 미루어두고, 유튜브와 뉴스, 페이스북의 새로운 기사와 내용을 보면서 생각보다 많은 시간을 보내서 할일들을 서둘러 하거나 업무시간이 늘어나는 경험이 있으시다면 공감하실 것 같습니다. 문제는 이 2가지 요인들을 사람들이 당연하게 생각(디폴트라고 책에서는 설명)하다보니, 많은 일을 하는 것보다 가치있고 중요한 일에 집중하는 것을 크게 생각해보지 않게되며, 막연하게 낭비되고 있는 시간들을 줄여볼 시도를 크게 하지 않게 되었다는 점에서 이러한 문제들을 해결하는 방법으로 저자는 책에서 4단계 과정을 제안하고 있습니다. “제이크 냅”이 제시하는 해야할 일들에 더 많은 시간을 만들 수 있는 순서는 아래와 같습니다. 하이라이트 하루중에서 가장 집중하여 일정 시간동안 진행하고 싶은 일(시간을 만들어서 하고 싶은 일)을 선택합니다. 하루중에 하이라이트의 해당되는 일만하는 것이 아닙니다. 다른 일도 하면서 좀더 비중을 두어 진행할 일이 “하이라이트”입니다. 하이라이트는 단일 업무(task)라기 보다는 여러개의 단일 업무들 묶인 완결성이 있는 일(업무)로 볼 수 있습니다. 책의 예시로는 “프레젠테이션 준비 완료”라는 하이라이트에는 “맺음말 쓰기”, “슬라이드 완성”, “예행연습”등을 모두 포함합니다. 이 모든 업무들을 완료해야 하이라이트가 완수된 것입니다. 초집중 레이저를 쏘듯, 선택한 하이라이트에 집중합니다. 이때 중요한 것이 “인피니티 풀”로 빠지지 않은 것입니다. 일에 집중할 때는 소셜네트워크 서비스도 로그아웃하고, 수시로 들어오는 메일도 보지 않고, 유튜브도 보지 않도록 합니다. 집중에 방해될 요소들을 잠시 꺼두거나 멀리하고 일에 집중합니다. 초집중의 환경을 만들지 않는다면, 시간을 내어 하고 싶은 “하이라이트”의 일을 완수하기 어렵지 않을까요 ? 에너지 충전 초집중에서 신경도 많이 쓰고, 일과 업무에 투입되는 체력적 소비도 크기 때문에 쉬는 시간, 영양섭취(식사 잘하기), 사람만나 대화하기, 운동이나 산책하기등 초집중을 유지하기에 필요한 건강과 마음을 챙기는 활동들이 필요합니다. 돌아보기 위의 3단계에 대한 회고 시간으로, 하루를 마감하는 시간에 정리합니다. 시간 만들기는 잘 되었는지, 무엇이 즐겁고 재미있었는지, 잘 된 부분과 변경할 부분들도 적어두어 4단계 사이클의 효율을 높일 수 있는 방법들을 찾는데 유용합니다. 책에서 소개하는 평가시트 템플릿을 활용하면 몇줄의 내용과 점수(초집중과 에너지 수준에 대한 점수표)를 작성해보면서 하루의 성과를 점검하고 내일의 시도를 계획해볼 수 있습니다. 책에서는 위의 4가지 단계각각에 대해서 적용해볼만한 전술적인 방법들을 87가지 제시하고 있으며, 4단계 각 단계에 마다 참고해볼만한 내용들이 많아서 모두 적용하기 보다 실행에 잘 되지 않을 때 유용하게 활용이 가능할 것 같습니다. 실제 “메이크 타임”이 일상에서 어떻게 진행되는지를 알고 싶다면, 책의 두저자인 제이크와 JZ의 하루 일과표가 책 후반부에 나와있어서 참고해보면 “메이크 타임”의 유용성을 확인하는데 도움 되실 것 같네요. 책을 읽으면서 제가 일하는 방식과 비슷한 점들도 발견하고, 추가하여 보강할 점들도 알 수 있어서 유익했습니다. 저의 경우, 하루에 2-3개정도의 핵심 할일들을 정하고 해당 업무에 충분한 시간을 배정하도록 하루 일과 계획을 작성하는데요. 이렇게 3일정도 집중하다보면, 일들이 조금씩 진척되면서 일정수준 성과가 나오게 됩니다. 4일되는 날에는 일의 성과 수준을 점검과 필요한 부분들을 보완할 부분들을 계획하고 실행하는데 집중하는데요. 잘된 부분과 진행되지 못한 부분들을 파악하고, 추가적으로 보완하거나 필요한 일들을 빠르게 진행하면서 5일째 보완이나 보강될 부분들에 집중하여 일을 처리하면서 한 주의 일과를 마무리합니다. 책에서 소개하는 방식과는 다르지만, 시간을 내어 할 일들을 선택하고(하이라이트), 집중하여 수행(초집중)하고, 일의 진척점검(돌아보기)를 통해 남은 한 주를 마무리하는 방식은 책에서 소개한 하루라는 짧은 시간구간이 아닌 1주일이라는 시간구간으로 넓혀서 책에서 소개한 시간관리 방법을 적용해본 것이 아닌가 생각이 들었습니다. 책을 통해 얻은 가장 중요한 점은 “시간을 내어 하고 싶은 일을 찾는다”였습니다. 그 일을 잘 찾을 수 있다면(단위적 일보다 일의 목표에 부합되는 일 찾기), 에너지를 쏟아부울 만큼 집중하고, 집중의 결과를 더 좋게 만들기 위한 “돌아보기”의 여정은 매우 즐겁고 신나나는 일이라는 생각이 들었습니다. 현재의 시간 관리에 변화를 주고 싶으시다면, “메이크 타임”은 새로운 방법과 관점을 갖는데 좋은 안내자가 될 것입니다.