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업무의 기술
성공적인 업무 실행과 탁월한 성과를 이루기 위해 업무의 기술을 끊임없이 갈고 닦아야 합니다. 이는 단순한 업무 수행 능력을 넘어, 필요한 지식과 역량, 그리고 그리고 효율적인 일처리의 다양한 방법과 기술들을 포함합니다. 소개하는 책들이 전하는 독특한 시각과 실용적인 조언을 통해 일하는 방식의 변화를 이끌 새로운 기술이나 도구, 방법들을 배워보세요.
온라인 회의 1시간에 끝내는 기술
코로나 시대 이후 재택근무나 리모트 근무가 늘어나면서 팀원 모두가 회사내 회의실에 모여서 회의하던 풍경이 점점 줄어들고 있습니다. 회의는 계속해야하고, 회의실을 벗어나 온라인 회의들이 늘어나면서 회의를 준비하고 진행하는 방식에도 많은 변화가 찾아오고 있는데요. 오늘 소개할 책은 “온라인”상의 회의를 회의실 회의만큼의 성과를 내도록 운영하고 진행하는 현실적인 방법들을 알려주고 있는 "60분 온라인 회의 기술" 입니다. 책의 저자는 HRD분야의 전문가들로 팀빌딩과 리더십, 회의운영과 관리에 대한 풍부한 경험을 바탕으로, 온라인 상에서 효과적인 회의를 준비하고 성과있는 회의를 만들 수 있는 전략, 준비와 진행에 대한 노하우, 해외 기업의 성공적인 회의 사례들에 대해서 이해하기 쉽고 실행 가능하도록 현실적인 내용을 책에 담고 있습니다. 책을 읽으면서 가장 좋았던 점은 다양한 온라인 협업 및 소통도구들의 설명과 함께 언제 어떻게 활용해할지에 대한 방법을 제시해준 점이었습니다. 단순히 영상과 음성만으로 진행되는 밋밋하고 지루한 회의 형식에서 벗어나 함께 소통하고 협업할 수 있으며, 회의의 결과와 내용들을 참가자들이 빠르게 이해하고 피드백을 주거나 질의/응답을 진행할 수 있도록 도와주는 온라인 도구의 활용은 이제 온라인 회의에서는 빠질 수 없는 요소들이 되고 있다는 점에서 온라인 회의에 대한 막연한 두려움이나 걱정이 있으신 분들에게는 좋은 가이드가 될 수 있을 것 같습니다. 책의 주요 내용들중에서 개인적으로 도움이 되었던 부분들을 중심으로 정리하면 다음과 같습니다. 1. 온라인 회의의 특성에 맞게 회의의 유형을 정하고 준비하고 진행한다. “온라인 회의가 일반 회의가 얼마나 다를까?라고 생각하기 쉽지만, 막상 온라인상에서 회의를 진행해보면 머릿속 상상했던 모습과는 매우 다르게 흘러가는 것을 체감할 수 있는데요. 그 이유는 회의실에서 참가자들의 표정이나 말투, 음성의 높낮이를 통해 느끼는 회의실 현장의 분위기와는 많이 다르기 때문이죠. 카메라와 마이크에만 연결되다보니, 회의 흐름과 내용, 서로간의 소통방식등에 많은 신경을 쓰지 않는다면 회의실 회의에서의 성과만큼이나 회의를 성공적으로 이끌고 완수하기 어렵습니다. 이러한 점에서 온라인환경의 회의에서 예상되는 3가지 상황들 - 집중도 저하, 이해도 저하, 참여도 저하 - 을 고려한 회의 전략을 소개하고 있는데요. 소개 내용중에서 이해도 향상을 위해 시각화 자료나 템플릿을 활용한 “보이는 회의”와 참여도를 높이기 위해서 온라인 회의 도구가 지원하는 다양한 부가기능들을 활용한 방법들이 유익했네요. 특히, 교육 참가자들의 교육 내용에 대한 반응을 체크하기 위한 “반응 아이콘”이나 궁금한 내용들에 대해서 설문할 수 있는 도구의 활용은 교육 참여도 뿐만 아니라 교육 내용의 이해정도를 파악에도 많이 유용할 것 같아서 참고가 많이 되었네요. 2. 온라인 회의 준비를 위해서 7가지를 체크해 보자. 회의를 정하는 일에는 익숙하지만, 정작 회의에서 무엇을 논의하고 참석자들이 어떤 입장에서 회의에 참석해야하는지에 대해서는 회의 전에 많은 고려가 필요한데요. 이러한 부분들에 대한 준비 부족으로 회의가 기대만큼의 성과를 내지 못하고 끝나거나 다음 회의로 논의를 넘겨야하는 상황을 종종 겪게 됩니다. 책에서는 7가지의 체크포인트 - 개최 이유의 명확화, 회의 완료조건 설정, 필수 참석자와 역할 선정, 오프닝/크로징, 안건 구분, 초점질문 준비, 온라인 참여기법과 기능 선택 - 를 제시하고 있는데요. 온라인 회의를 준비하고 진행한다면 꼭! 참고할 내용이라는 생각입니다. 저 역시 여러 온라인 회의를 진행하고 운영하면서 7가지 체크포인트 관점에서 누락되거나 크게 주의하지 않은 부분들이 무엇이었는지 생각해 보니, 크게 2가지 - “안건의 구분”과 “회의 완료 조건” - 가 부족했네요. “회의 완료 조건”은 회의의 목적만을 생각하고 목적에 부합되는 회의였다면 충분히 잘 마무리되었다고 생각했는데요. 이제 준비시점부터 “완료조건”에 대한 부분들을 먼저 정해보고 회의를 목적을 다시 한번 명확히 해보는 일이 필요하다는 생각이 들었네요. “안건의 구분”도 책에서 제시한 바와 같이 “정보공유”, “토의”, “의사결정”등 안건의 형식을 좀더 분명히 정한다면, 해당 안건에서 다루어야할 주제와 내용들에 보다 초점을 맞추어 집중할 수 있을 것 같네요. 부족한 부분들을 파악할 수 있어서 도움이 되었네요. 책을 읽고나니, 그동안 “온라인”회의나 강의, 교육을 진행하면서 부딪혔던 수많은 일들이 생각이 났습니다. 오프라인의 방식을 온라인으로 바꾸어서 진행하면 될 것이라는 초기의 기대와는 달리, 수많은 시행착오를 하면서 않되는 부분들과 그런대로 효과가 있었던 방식들을 하나씩 알게되는데 생각보다 많은 시간들이 필요했던 것 같습니다. 지금은 교육이나 회의에 알맞게 충분히 운영체계를 갖추고, 도구들도 잘 활용하고 있지만 이 책을 읽으면서 여전히 부족함을 느끼는 부분들을 알게 되었고 어떻게 보완하고 개선할지에 대한 방향과 실천 방법들을 구체적으로 배울 수 있어서 무척 유익한 배움의 시간이 되었네요.
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일을 빨리 끝내는 사람의 42가지 비법
이번에 소개해 드릴 책은 요시다 유키히로의 “일을 빨리 끝내는 사람의 42가지 비법(센시오)”로, “일을 잘한다는 건 빨리 끝내는 것이다”라는 책의 부제에서 알 수 있듯이 일을 빨리하는 방법들을 여러가지 관점에서 소개하고 있습니다. 책의 제목을 보는 순간 일을 빠르게하는 방법들이 몇가지 생각났지만 “42가지나 있을까 ?”라는 의문도 들었고 속도가 일잘하는 것과 어떤 관계도 있는지도 궁금했습니다. 개인적으로 빨리하는 것 보다는 속도는 느리지만 잘하는 것이 더욱 중요하다는 생각을 평소에 하고 있던터라, 부제에 완전히 동의하지는 않지만 성과를 낼 수 있는 빠른 방법들이 있다면 참고할 부분들이 있다는 생각에 책을 읽게 되었네요. 책은 크게 “습관”, “사고의 관점(생각 포인트)”, “업무루틴”, “보고의 법칙”, “스트레스 해소”등 총 5가지 영역으로 나누어 성과내는 비법들을 소개하고 있습니다. 책 서두의 “자가진단”테스트는 인상적이었습니다. 책의 42가지 비법에 기반하여 만든 설문으로 저는 8개정도를 체크하였는데요. 일이 늘어날 가능성과 주의 상태 사이에 위치하고 있군요. 진단을 해보니, 제 입장에서도 역시나 속도를 내어야할 몇가지 부분들을 알게 되었고, 어떻게 해야할지 도움이 되었습니다. 일의 속도가 느리거나 성과를 만드는데 어려움이 있다면 이 책이 도움이 되실 것 같네요. 책의 내용중에서 독자분들에게 도움이 될 3가지 부분들을 간략히 요약하면 다음과 같습니다. 1. 일 빨리 끝내는 사람은 더블체크하고, 일 늦게 끝내는 사람은 한번만 체크한다 책에 따르면, 해당 내용에 대해 체크리스트를 사용하고, 숫자보다는 그래프, 체크 상황을 바꾸면서 한번만 체크하는 것이 아니라 한번 더 체크하여 일을 완결성 있게 마무리하는 것이 좋다고 설명하고 있습니다. 한번 보다는 두번의 체크가 빠진 부분이나 누락된 부분들을 찾고 보완하는데 도움이 됩니다. 이러한 방식도 유효하지만, 저의 경우는 일이 마무리될 일정까지 2번 혹은 3번의 점검하는 일정을 다이어리나 할일 목록에 추가합니다. 해야할 일에 버전(version) 개념을 부여해서 일의 진척수준에 맞추어 해당 버전까지 마무리된 일을 검토하고 보완 후 다음 일정까지 일을 진척시켜나갑니다.이러한 방식이 그때 그때마다 반영되거나 추가될 내용들을 빠르게 보강하고 불필요한 부분들을 제거할 수 있어서 일이 진행되면서 완성도를 높이는데 유효했습니다. 일의 체크에 대한 나름의 원칙을 만드시면 일의 완결성은 보다 높아질 것으로 생각됩니다. 2. 일 빨리 끝내는 사람은 사람에게 의지하고, 일 늦게 끝내는 사람은 인터넷에 의지한다 저 역시 이 방식을 활용하고 있는데요. 처음 접하는 분야나 관련 정보가 많이 없는 경우라면, 인터넷에서 정보나 자료를 찾느라 시간과 에너지를 쓰기 보다 알만한 사람을 만나 1시간이라도 이야기를 나누면 검토하거나 읽어봐야할 자료나 정보가 무엇인지 빠르게 파악이 가능합니다. 회사업무라면 분명 관련한 일을 담당하는 분들이 계실터이니, 그 분들을 만나서 질문하거나 시작에 도움이 될 정보나 참고자료등을 받아오는 것이 도움이 됩니다. 미팅이나 회의를 통해 얻는 정보량이 검색이나 리서치로 부터 얻을 수 있는 정보량의 몇 배가 된다는 점에서 해당 부분에 도움이 될 사람을 찾고 만나는 일에 집중하시면 일의 속도를 엄청 가속화하는데 도움이 됩니다. 사람을 찾고 만나는 일이 어렵다면, 인터넷 보다 서점에서 관련 분야의 입문서나 개요서등을 구입해서 읽는 방안도 추천합니다. 해야할 일의 전체의 구조를 빠르게 이해하는데 많은 도움이 될 것 입니다. 3. 일 빨리 끝내는 사람은 불안할 때 노트에 적어보고, 일 늦게 끝내는 사람은 머릿속에서 지워버린다 “일”이 잘 되지 않는다면, 어느덧 불안감이나 초조감이 밀려와 일의 진행을 방해하는 경우가 종종 있습니다. 앞으로 어떻게 해나가야할지 머릿속이 하얗게 되어 버리는 경우지요. 이런 상황에 처하거나 부딪히면, 머릿속에 여전히 불안을 안고 다른 일로 생각을 돌려보려하지만 그렇다고 불안이 사라지지는 않습니다. 다른 일을 할 때도 잠재적 불안을 갖고 일하기 보다 직접 부딪혀 불안을 해소하는 노력이 필요합니다. 책에서 소개한 바와 같이 불안의 내용이나 요소들을 노트에 적는 일은 불안을 크게 줄이고 잠재적 해결을 시도하기 위한 방안을 찾는데 무척이나 유용합니다. “불안”이란 하지 못하거나 할 수 없다는 막연함으로 인해 생겨나는 경우가 많습니다. 노트에 적은 불안의 요소들을 하나씩 다시 생각해보면서 원인이나 이유등을 찾다보면 해결이나 해소의 방법이 떠오르거나 의외로 큰 불안요소가 아니라는 것을 확인할 수도 있습니다. 일단 마음 속 불안감을 노트에 기록하여 덜어 두세요. 감정이나 주관적 생각이 아닌 이성적이고 객관적 관점에서 노트의 내용들을 하나씩 검토하고 판단한다면 일의 속도를 낼 해결책을 찾는데 큰 도움이 될 것 입니다. 위의 3가지 내용 이외에 다른 주제들도 참고할 내용들이 많으니, 꼭 한번 읽어보세요. 책의 제목처럼 빠르게 일하는 일도 좋지만, 그간의 경험으로 볼 때 속도가 성과와 일치하는 것은 아닌 것 같습니다. 빠른 속도보다 늦지 않게 속도를 유지하는 일이 더욱 더 어려운 것 같습니다. 일정 속도를 유지하면서 일의 품질과 성과를 높이이는 일이 일의 전체 시간을 단축하고 다른 일을 할 수 있는 기회를 만들어주는 것 같습니다. 일의 속도는 일에 대한 경험과 처리 방식의 습득, 그 속에서 얻어지는 일의 노하우로부터 자연스럽게 얻어질 수 있습니다. 속도에 앞서 일의 품질을 높일 수 있는 생산선적인 방법들을 찾고 배우는 일이 우선적으로 필요하며, 이러한 일들의 반복을 통해 일의 처리과정과 단계별 성과물의 수준에 대한 스스로의 기준이 만들어지면 일의 속도는 비약적으로 빨라질 것입니다. “빠름”이 “대충대충”이나 “거친 결과물”을 뜻하는 것이 아니라, “촘촘”이나 “완전한 결과물”의 의미로 바뀔 때 자신만의 생산성 속도감도 완성이 될 것입니다. 책을 통해 현재 자신의 일의 속도감을 체크해 보세요.
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