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단순하게 일하기
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일들을 하다 보면 어떤 일들은 쉽게 할 수 있고 잘 해내지만, 또 다른 일들은 처음부터 어떻게 시작해야 하는지 감조차 오지 않아서 애를 많이 먹는 경우도 많습니다. 열심히 준비한 일이 반응이 좋지 않아서 실망한 경우도 종종 있습니다. 일에 대한 자신의 생각과 의지가 실제 좋은 결과로 이어지는 경우도 많지만, 그렇지 않은 경우도 많다는 점을 생각해볼 때 일에 대한 접근 방식을 조금은 바꿔볼 필요가 있지 않을까 생각되는데요. 이런 생각을 하고 있던 차에 사이토 다카시 교수가 출간한 "단순하게 일하기"라는 책을 읽게 되었습니다. 찬찬히 책을 읽어보면서 좀 더 현실적으로 일에 대한 생각과 방식을 다시 한번 생각하게 되었네요. 책에서 이야기하는 핵심은 "일의 본질" 파악을 통해 "힘을 좀 빼고 일하기"입니다.
[출처] 교보문고

일에 반드시 포함되거나 꼭 필요한 일들 이외에 하지 않아도 되는 일들 - 예를 들어, "발표 슬라이드에 멋진 표지와 스타일이 필요해", "인쇄물도 출력해서 가져가야지", "이 내용을 넣으면 회의 참석자들에게 도움 될 거야 "등 - 을 스스로 중요하고 필요하다는 생각에 추가적으로 하는 경우가 많습니다. 자신의 소중한 시간과 에너지를 추가로 쏟은 일들이 좋은 반응을 얻으면 좋은데, 생각만큼 긍정적이지 못해 아쉬웠던 적이 여러 번 있었는데요. 돌이켜 생각해보면, 당시에 일에 대한 충분한 이해가 부족했고, 일의 지향점과 결과물에 좀 더 집중하고 완성도를 높이기보다 부수적인 일들도 중요하다는 생각에 그 일들에 더 많은 시간을 쓴 것이 아닌가라는 생각이 듭니다. 책을 읽으면서 이러한 생각이 맞았다는 것을 확인할 수 있었는데요.
"단순하게 일하기"의 핵심이 "에너지 집중"에 있다는 점을 생각해보면, 당시에 집중할 에너지의 방향이 다소 어긋나 있었고, 그 강도도 일의 본질에 집중되지 못하고 분산되었다는 것을 알 수 있었습니다. 좀 더 일의 본질적 방향에 초점을 맞추었다면, 해야 할 일의 범위와 분량도 감소하고, 그로 인해 일에 대한 스트레스와 부담도 덜 느꼈을 것 같습니다.
"단순하게 일하기"의 2번째 핵심은 "스트레스 감소"입니다. 불필요한 일들에 에너지와 시간을 쓰다 보면, 지치고 힘들어지게 되는데요. 계속해서 하는 일에 대한 보람도 없고 주변의 긍정적인 인정도 없다면, 자신의 "수고"와 투자한 "시간"이 낭비되었다는 생각에 스스로 무기력감과 허탈감을 갖게 됩니다. 이러한 상황이 반복되면 일에 대한 동기부여도 약화되고 자존감도 낮아져 지속적으로 일에 집중하지 못하는 상태가 될 수 있는데요. 책에서는 이러한 상태와 상황이 반복되지 않도록 일의 핵심에 집중하고 불필요한 일들의 발생과 수행을 줄여나가는 것이 일에서 오는 “스트레스”를 줄이고 “활력”을 불어넣는데 도움이 된다고 합니다.
일에 있어 "중용(과하거나 부족하지 않고 조화를 이룬 상태)"을 찾는 일이 쉽지 않지만, "딱 알맞음"을 일에서 찾고 발견한다면 일의 핵심과 본질에 집중할 수 있고, 이를 통해 일의 성과와 품질을 높이는 것은 물론이고 일로 인한 스트레스도 줄일 수 있다는 점에서 앞으로 일하는 자세와 마음가짐의 변화가 필요하다는 생각을 다시금 하게 되었네요. 앞서 소개한 2가지 내용들 이외에 책을 읽으면서 도움이 되었던 몇 가지 내용들을 정리하면 아래와 같습니다.
고민의 범위를 명확하게 정의하라 - 업무에는 내가 관여하여 바꿀 수 있는 일과 그렇지 못하는 일들이 있습니다. 나에게 주도권이 없다면, 업무 상대방의 이야기와 생각을 듣고 상황에 맞추어가는 요령이 필요합니다. 처음부터 명확히 일의 범위가 정해지면 좋지만, 내가 정할 수 없다면 최소한의 범위만을 우선 정하고, 일하면서 범위를 구체화한다면 하지 않아도 되는 일들을 고민하느라 낭비되는 시간을 처음부터 줄일 수 있습니다.
물어보거나 질문하면 스트레스가 없다 - 너무나 당연하지만, 잘 실행하지 못하는 일이기도 합니다. 일이 주어지거나 부탁을 받으면, 일의 위임자나 부탁한 분의 입장과 생각을 추측하고 일처리를 시작하곤 합니다. 추측이 맞았다면 부탁하거나 위임한 분이 일의 결과물에 만족하겠지만, 반대의 경우라면 일을 받아서 하지 않는 것보다 못한 결과가 초래될 수 있습니다. 이런 상황을 방지하기 위해 처음부터 궁금하거나 기대사항들에 대해 "묻거나 질문"하는 것이 중요합니다.
한다고 했다면, 그저 할 뿐 - 저의 일하는 방식과 너무 같아서 깜놀!!입니다. 일의 진행 여부를 결정하기가 어렵지, 일단 일의 방향과 산출물이 정해지면 일이 완료될 때까지 몰두하여 고고싱입니다. 책에서는 일을 하기로 했다면, "기계처럼" 철저하게 머릿속 생각을 없애고 감정과 사고를 단절하고 일에 몰두해야 한다고 설명하고 있는데요. 글의 요지는 주어진 시간 동안 해야 할 일에 집중해서 철저히 그 일을 완수하라는 의미로 볼 수 있을 것 같습니다.
모든 사람들이 자신의 일이나 업무에 있어 "단순하게 일하기"를 실천하고 싶지만 쉽지 않은 이유는 아마도 일과 일처리에 관한 개인이 가진 관성이 아닐까 생각됩니다. 일이라면 "당연히 이렇게 해야지"라는 기존의 일처리 방식과 생각으로 인해 더 쉽고 빠르고 간단하게 할 수 있는 일들을 조금은 어렵고 힘들게 하고 있지는 않을까라고 생각되네요. 일의 방식을 한 번에 바뀌기는 어렵지만, 앞서 설명한 “힘 빼고 일의 핵심에 집중”을 조금씩 일상과 업무에 적용하다 보면 덜 스트레스받고 해야 할 일을 하면서 의미 있는 성과도 만드는 자신만의 방식을 완성할 수 있을 것으로 생각되네요. 오늘부터 “힘 빼고 일하기”를 조금씩 실천해 보세요.
Bo
/booksquare
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일의 성과를 만드는 기본기는 어떻게 갖추어야할까 ?
얼마전 서가를 정리하면서 “일의 기본”이라는 책이 눈에 들어와서 시간을 내어 다시 한번 읽어보왔는데요. 책을 읽으면서, 일에 대한 생각과 자세를 다시 한번 가다듬어야겠다는 생각이 많이들었고 내용중에 도움이 되었던 부분들이 있어서 소개하고자 합니다. 책의 저자인 “도라하라 다카시라”는 비즈니스현장에서 발생될 수 있는 다양한 상황속에서 판단과 문제해결역량(판단, 결단 및 자료 해석 능력등)을 검증하는데 활용되는 “인바스켓” 분야의 대표적인 교육자로, 책에서는 상황과 판단, 의사결정에 대한 부분들을 명쾌하고 이해하기 쉽게 설명하고 있습니다. 책에서 이야기하는 주제들이 개인과 회사 차원에서 생산성을 높이고, 성과를 내는데 도움이된다는 점에서 책을 읽는 동안 “일을 잘한다, 제대로 한다, 의미있게 해낸다”의 관점에서 어떻게 해야할지에 많은 방법들을 알게 되어 유익했습니다. “일”이란 다양한 상황 속에서 어떤 계기나 이유 때문에 자연스럽게 혹은 어쩔 수 없이 생겨나거나 만들어지는데요. 일어 어려지는 것은 상황변화도 있지만, 그 안에서 서로 연결된 이해관계자들간의 이견이나 이해충돌이 일의 진행과 진척에 도움이되기도 하고 방해가 되기도 합니다. 일이 제대로 실행되거나 결과물 만들어 내기 위해서는 그 과정이나 결과에 영향을 주는 요소들을 정확히 식별한 후, 해당 요소들을 일의 결과를 만들어내는데 긍정적으로 사용할지 아니면 해소하거나 제거해야할지 매순간 적절한 판단과 올바른 실행이 필요합니다. 책에서는 일을 제대로 하고 결과를 만들기 위해 자신의 일에 대한 생각(사고방식)을 긍정적으로 설정하는 방법들, 의사결정과정을 만들고 지키는 방법, 판단을 방해하는 요소들을 줄이거나 제거하는 방법, 불확실성을 줄이고 일을 미루지 않는 방법등을 개인과 팀차원에서 적용해 볼 70개의 작은 원칙들을 사례와함께 소개하고 있는데요. 책을 읽으면서 생산성 측면에서 도움이 될 몇가지 내용들을 정리하면 아래와 같습니다. 패스트체스 이론 더 좋은 판단을 위해서 지정된 만기일자까지 오랜시간동안 고민하다 내린 결론이 처음 생각한 결론과 크게 다르지 않는 경우를 종종 마주하게 되는데요. 이쯤되면, 좀더 빠르게 판단하고 그대로 실행하면 좋았을 것 같다는 후회도 하게 됩니다. 체스에서 5초 이내에 수를 두어야할 때와 30분 시간을 주었을 때의 수가 86%가 동일하다는 “패스트체스 이론”을 참고한다면, 일의 판단에 있어 일단 미루기보다 조금 더 이른 결정이 이후의 낭비되는 시간과 에너지를 절감하는데 도움이 되는 것 같습니다. 트리아지 일들이 밀려들 때, “그 일들을 언제 다하지?”라는 생각이 먼저 든다면, 일을 모두 처리하겠다는 생각이 마음속에 자리잡고 있는 것이 분명합니다. 결국 다 해야만한다는 압박이 크게 느껴지면서 할일 목록을 부지런히 채우는 자신을 발견하게 되는데요. 생각을 바꾸면, 일을 다하지 않고도 일을 해낼 수 있는데요. 그 방법은 하지 않은 일들을 찾고 할일 목록에서 지우는 일입니다. “트리아지"는 프랑스 군의관인 “드미니크 장 라레”가 부상자들을 부상정도에 따라 분류하기 위해서 고안한 방법으로, 이 방식을 일에 적용하면 일의 우선순위를 정하는 일도 중요하지만, 때론 할일과 하지 않은 일을 취사선택하는 것만으로도 충분히 일의 성과를 높일 수 있습니다. 에밋의 법칙 시간관리 전문가인 “리타 에밋”이 정의한 용어로, 일을 미루다보면 나중에 몇배의 시간과 노력이 들 수 있다는 개념입니다. 저 역시도 100%로 공감하는데요. 일을 더 잘하기 위해서 계획 세우고, 논의하다가 실제 실행 시간이 부족해서 일의 완성도가 떨어진 경험도 있고, 일이 단순할 것 같아서 좀 미루어두고 나중에 빠르게 할 수 있다는 생각으로 마감일 가까이에 해당 일에 생각보다 복잡하고 정리나 자료조사할 부분들이 많아서 혼줄이 난적도 있었네요. 막연히 일을 미루기보다 일을 맡은 순간 30분이라도 시간을 투자하여 일을 좀더 자세히 분석해보고, 할일과 시간이 걸리 부분들을 정리(혹은 예측) 해둔다면 일의 수행 계획과 성취도도 훨씬 개선될 수 있을 것 같네요. 컵라면 철칙 새로운 컵라면이 나오면 항상 컵라면을 끊이는 방법에 대한 설명 내용을 꼭 읽어봅니다. 라면에 끊인 물을 붓고 4분 후 물을 제거하고 스프와 양념들을 넣어야하는지, 아니면, 처음부터 스프와 건더기를 넣고, 지정된 시간 후에 후첨 양념을 넣을지 꼼꼼히 읽어보고 설명 내용대로 따라합니다. 여러사람들이 함께 일을 하고 협업할 때, 문서나 소통, 회의등의 원칙들과 절차, 형식등을 정의해두고 모두가 지켜 사용한다면 일의 효율과 성과는 배가 됩니다. 생산성을 위해서 함께 지켜야할 그라운드룰과 일의 방식에 대해 서로가 지킬 수 있는 원칙과 기준을 만드는 일이 필요하고 유효합니다. 조정사 훈련 비행기 조정사가 운항중 문제가 발생되면 어떻게 행동해야할까요 ? 조정사 양성기관에서는 “어떤 기능들이 멈췄는지 확인하기보다 현재 작동하는 기능들이 무엇인지를 빠르게 파악하고 안전하게 착륙할 수 있는 방법을 찾아보라”라고 가르친다고 합니다. 업무나 일에서도 이러한 원칙의 적용이 가능하지 않을까요? 어려운 상황이나 난관에 부딪혔을 때, 어려운 상황속으로 빠져들어가기보다 지금 현재 바로 시작하거나 할 수 있는 일들을 찾아 일단 시작해보면서 상황 개선을 시도하는 것이 도움이 되는 것 같습니다. 일을 잘하고 싶고, 제대로 해내고 싶다면 일의 구성하는 기본적인 부분들에 대한 이해가 먼저 필요하며, 이해를 바탕으로 맡은 일들에 맞추어 알맞게 활용하는 지혜 또한 매우 필요하고 중요하다는 것을 책을 읽으면서 크게 느끼게 되었네요. 앞서 소개한 원칙들 이외에 참고할 내용들이 많아서 팀을 리드하거나 개인의 업무 생산성을 좀더 높이는데 유효한 방법들을 찾으신다면 꼭 한번 읽어보시면 좋을 것 같습니다.
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